AI로 안내문 쉽게 쓰기, 어려운 표현을 바꾸는 순서

AI로 안내문을 쉽게 고치려면 읽을 사람과 해야 할 행동을 먼저 알려 주고, 유지해야 할 조건을 함께 지정하세요. 어려운 용어를 풀고 문장을 나누되, 신청 대상·기한·예외가 그대로 전달되는지 확인하는 것이 핵심입니다.

쉬운 안내문은 무엇이 다른가요?

학원 등록 안내, 교육 프로그램 신청문, 매장 이용 공지에는 작성자에게 익숙하지만 처음 읽는 사람에게는 낯선 표현이 섞이기 쉽습니다. ‘소정의 양식’, ‘구비 서류’, ‘기한 내 미제출 시’ 같은 말이 이어지면 독자는 자신이 무엇을 해야 하는지 다시 읽게 됩니다.

쉬운 글의 기준은 독자가 읽고 다음 행동을 알 수 있는지입니다. ‘서류를 구비하여 제출 바랍니다’보다 ‘신청서와 필요한 서류를 함께 내세요’가 행동을 직접 보여 줍니다. 다만 필요한 서류가 무엇인지는 별도 목록으로 밝혀야 합니다. 단어만 바꿔서는 안내의 빈틈이 채워지지 않습니다.

W3C의 인지 접근성 보충 지침은 익숙한 단어, 짧은 문장과 문단, 뜻이 분명한 표현을 권합니다. 이는 이해를 돕는 작성 원칙이며, 이 원칙만 적용했다고 접근성 요건을 모두 충족하는 것은 아닙니다. W3C의 명확하고 이해하기 쉬운 콘텐츠 안내

AI에 요청하기 전에 세 가지를 정하세요

1. 읽을 사람을 구체적으로 적습니다. ‘일반인’보다 ‘이 프로그램에 처음 신청하는 보호자’처럼 배경지식을 설명합니다. 나이만으로 이해 수준을 단정하지 말고, 어떤 절차를 모르는지 적는 편이 좋습니다.
2. 읽고 할 행동을 한 문장으로 정합니다. ‘신청서를 작성해 방문 제출한다’처럼 목적을 정하면 글의 앞부분에 둘 내용을 고르기 쉽습니다. 신청과 취소를 함께 안내한다면 행동별로 문단을 나눕니다.
3. 바꾸면 안 되는 정보를 표시합니다. 대상, 제출 기한, 장소, 서류명, 예외 조건을 따로 적습니다. 공식 서류명은 유지하면서 바로 옆에 뜻을 설명하도록 요청합니다.

원문에 없는 정보는 ‘확인 필요’로 남기게 하세요. 예를 들어 제출 장소가 빠졌다면 AI가 그럴듯한 장소를 채우도록 두지 않고, 담당자가 확인한 뒤 넣습니다. 문장을 고치는 작업과 운영 내용을 결정하는 작업을 구분해야 합니다.

읽을 사람과 해야 할 행동, 유지할 조건을 정한 뒤 문장을 다듬습니다

어떤 표현부터 고치면 좋을까요?

다음 표는 안내문을 다듬을 때 사용할 편집 기준입니다. 같은 단어라도 문맥에 따라 뜻이 달라질 수 있으므로 일괄 치환하지 말고 문장 전체를 살펴보세요.

특히 ‘가능합니다’, ‘해야 합니다’, ‘할 수 없습니다’는 서로 바꾸면 안 됩니다. 권장 사항이 의무가 되거나, 신청 가능 조건이 참여 확정처럼 읽힐 수 있습니다. 부드러운 말투를 요청할 때도 의무와 제한의 강도는 유지하도록 지정하세요.

예시 문장을 실제로 고쳐 보세요

다음은 설명을 위해 만든 가상의 안내문입니다.

참여 희망자는 신청서 및 구비 서류를 접수처에 제출하여야 하며, 서류 미비 시 접수가 보류될 수 있습니다. 단, 기존 참여자는 신청서만 제출합니다.

이 문장을 AI에 넣을 때는 아래와 같이 요청할 수 있습니다.

이 프로그램에 처음 신청하는 사람이 읽을 안내문입니다. 독자가 해야 할 행동을 앞에 쓰고, 한 문장에는 한 가지 내용을 담아 주세요. 일상적인 표현을 쓰되 제출 의무, 접수가 보류될 가능성, 기존 참여자의 예외는 유지하세요. 원문에 없는 기한·장소·서류 종류는 만들지 마세요. 결과를 ‘고친 안내문’과 ‘담당자가 확인할 정보’로 나누어 주세요.

이 기준을 적용해 다듬으면 다음과 같습니다.

참여하려면 접수처에 신청서와 필요한 서류를 내야 합니다. 필요한 서류가 빠지면 접수가 보류될 수 있습니다. 기존 참여자는 신청서만 내면 됩니다.

함께 남길 확인 항목은 ‘필요한 서류 목록’, ‘접수처 위치’, ‘제출 기한’, ‘기존 참여자의 범위’입니다. 원문만으로는 이 내용을 확정할 수 없습니다. ‘접수 보류’도 독자에게 낯설 수 있으므로, 실제 후속 절차를 담당자에게 확인한 뒤 풀어 쓰세요. 서류를 보완하면 자동으로 접수된다는 약속을 임의로 덧붙여서는 안 됩니다.

읽는 사람이 행동을 설명할 수 있나요?

검토할 때는 고친 문장만 읽지 말고 원문과 나란히 놓으세요. 먼저 대상·기한·서류·예외가 유지됐는지 확인하고, 다음으로 어려운 말과 긴 문장을 살펴봅니다. 표현의 자연스러움과 내용의 정확성을 나누어 읽으면 검토 목적이 분명해집니다.

영국 교육부의 생성형 AI 안내는 결과가 부정확하거나 맥락에서 벗어날 수 있으며, 최종 문서의 적절성과 정확성을 실무자가 판단해야 한다고 설명합니다. 이 글에서는 이를 문장 수정 후 원문을 대조하는 검토 원칙으로 적용합니다. 영국 교육부의 교육 분야 생성형 AI 안내

가능하면 내용을 처음 접하는 동료에게 ‘무엇을 준비하나요’, ‘어디에 내나요’, ‘누가 예외인가요’를 물어보세요. 답이 갈리면 해당 문장을 다시 손봅니다. AI가 ‘쉽게 썼다’고 평가한 결과만으로 실제 독자의 이해를 확인할 수는 없습니다.

자주 묻는 질문

문장을 짧게 줄이면 쉬운 안내문이 되나요?

문장을 나누는 것은 도움이 되지만, 필요한 조건이 빠지면 행동하기 어려워집니다. 대상·기한·서류·예외를 유지하면서 한 문장에 담긴 내용을 나누세요.

공식 용어나 서류명도 쉬운 말로 바꿔야 하나요?

공식 서류명은 유지하고 옆에 뜻을 설명하는 방식이 좋습니다. 독자가 서류를 찾을 때 안내문과 실제 명칭이 일치해야 합니다.

원문에 없는 정보를 AI가 채우면 써도 되나요?

담당자가 확인하기 전에는 안내문에 넣지 않습니다. 빠진 정보는 ‘확인 필요’로 분리하고, 확인된 내용만 최종 문장에 반영하세요.